Dette avsnittet gjelder for skoler uten integrasjon. Det er viktig at skoleeieradministrator setter seg inn i prosessen.

Nedenfor finner du en liste over oppgaver som må utføres ved klargjøring for nytt skoleår når skolene ikke har integrasjon med skoleadministrativt system. Du som skoleeier har kun en oppgave i denne listen. Den er markert med rødt. Denne oppgaven utgår hvis du utførte den i fjor.

De nummererte punktene er oppgaver skoleadministrator må utføre, de grå punktene er informasjon om oppgaver som skjer i bakgrunn.

Skoleeier må ta stilling til hvilke data som skal følge elever som flyttes fra en skole til en annen. Les mer om dette under Hvilke data følger elever som bytter skole. Hvis dere tok stilling til dette i fjor og de samme innstillingene gjelder, trenger dere ikke gjøre det på nytt i år.

1. Klargjør nytt skoleår: Skoleadministrator setter i gang prosessen for klargjøring av nytt skoleår. Dette gjøres ved å logge inn i Engage - gå til “Administrasjon” - “Klargjør nytt skoleår”

•Conexus Engage flytter automatisk alle elever ett trinn opp.

•Conexus Engage vil automatisk forsøke å gi gruppene nye navn i forhold til nye trinn.

1. Klargjør nytt skoleår: Skoleadministrator må kontrollere og bekrefte at de nye gruppene er korrekte. Ved behov må skoleadministrator gjøre nødvendige endringer på gruppenavn og gruppesammensetning.

•For avgangselever(elever på skolen siste trinn) vil Conexus Engage generere PDF-filer med alle data knyttet til elevene. P.g.a. stor pågang vil generering av disse PDF-filer IKKE bli utført umiddelbart. Du vil motta en e-post når filene er klare til nedlasting. Dette kan ta opp til to uker.

1. Behandle avgangselever: På barneskoler med 1-7 trinn må skoleadministrator angi hvilken ungdomsskole elevene i 7.trinn skal flyttes til. Dette gjelder også skoler som for eksempel har 4. trinn som høyeste trinn. Disse elevene skal overføres til skoler med 5. trinn. Dette punktet utgår for skoler som har 10. trinn som høyeste trinn.

•Conexus Engage låses opp for alle brukere.

1. Enkeltelever som har sluttet på skolen må flyttes til ny skole. Dette gjelder ikke avgangselever, men elever knyttet til andre trinn, for eksempel 1. - 6.- trinn.

1. Grupper: Nye grupper på skolens laveste trinn må opprettes.

1. Behandle nye elever: Elever som har blitt flyttet fra andre skoler til din skole må knyttes til riktig gruppe.

1. Nye elever som ikke kommer fra andre skoler må opprettes og knyttes til riktig gruppe. For eksempel alle nye førsteklassinger på barneskoler.

NB! Elever på 8. trinn må ikke opprettes hvis de finnes i Conexus Engage fra før.Elever blir overført fra barneskole til ungdomsskole.

1. Når skoleadministrator mottar e-post om at PDF-filene er klar til nedlasting må disse lagres og kontrolleres. Disse PDF-filene vil bli eneste historikk for elever som har sluttet på skolen. Det er derfor viktig at disse filene blir tatt godt vare på.