Steg for steg – med integrasjon

Dette avsnittet gjelder for skoleeiere med integrasjon.

Det er viktig at skoleeieradministrator setter seg inn i prosessen for nytt skoleår.

Conexus Engage må klargjøres for nytt skoleår. For kommuner med integrasjon mellom Conexus Engage og skoleadministrativt system vil Conexus stå for denne klargjøring.
Viser til informasjon sendt på e-post til skoleeieradministratorer i Conexus Engage.

Tilgang til data for det nye skoleåret

For at vi skal klargjøre for nytt skoleår forutsettes det at informasjon om opprykkede elever for det nye skoleåret er tilgjengeliggjort som vanlig:

•på det sikrede FTP-området (overskrives med samme filnavn som vanlig hver natt).

•eller ferdigstilles i SATS/EXTENS og nye data gjøres tilgjengelig, der hvor Conexus henter data direkte via ISIClient.

•eller ferdigstilles i VISMA der Conexus henter data direkte ved hjelp av REST web-service

Nytt skoleårprosessen gjennomføres for kommuens skoler basert på kommunens tilbakemelding på tilsendt e-post for når uttrekket fra skoleadministrativt system er klart.

Nedenfor finner du en liste over oppgaver som må utføres ved klargjøring for nytt skoleår når skolene har integrasjon med skoleadministrativt system.

Skoleeier har kun to oppgaver i denne listen. De er markert med rødt.

Skoleadministrator har bare én enkelt oppgave. Den er markert med blått.

De grå punktene er informasjon om oppgaver som skjer i bakgrunnen og som utføres av Conexus.

• * SKOLEEIER: Skoleeier må ta stilling til hvilke data som skal følge elever som flyttes fra en skole til en annen.

• * Hvis dere tok stilling til dette i fjor og de samme innstillingene gjelder, trenger dere ikke gjøre det på nytt i år.

• * Import fra skoleadministrativt system og inn i Conexus Engage stoppes i siste ledd av Conexus i perioden mellom 1. juni og frem til det nye skoleåret er klargjort for skoleeieren og alle dennes skoler i Conexus Engage.

• * Conexus Engage låses fra og med 27. juni.
  Conexus Engage åpnes igjen når Conexus Engage er ferdig klargjort for det nye skoleåret. Ingen vil kunne benytte Conexus Engage i perioden mens systemet er låst.

• Klargjøring for nytt skoleår: Conexus setter i gang en automatisk prosess for klargjøring av nytt skoleår. Dette gjøres etter 1. august og når importfiler med informasjon for det nye skoleåret er tilgjengeliggjort for Conexus.

• SKOLEEIERS IT-AVDELING: Importfiler for det nye skoleåret må gjøres tilgjengelig som vanlig (med samme filnavn som tidligere) på det sikrede FTP-området; SATS/EXTENS kunder som benytter ISIClient (WebService) må huske å gjøre data for nytt skoleår tilgjengelig for uttrekk via ISIClient.

• Conexus kontakter teknisk kontaktperson hos skoleeier via e-post dersom det er noen uregelmessigheter knyttet til uttrekket.

• Informasjon om hvilke grupper som finnes på de forskjellige trinnene for det "gamle" skoleåret arkiveres automatisk i Conexus Engage (informasjonen benyttes ved registrering av "historiske data").

• For avgangselever (elever på skolens siste trinn) vil Conexus Engage generere PDF-filer med alle data knyttet til elevene.

• Conexus importerer informasjon om elever, lærere og grupper for det nye skoleåret.

• Conexus Engage låses opp for alle brukere. Systemet er klargjort for det nye skoleåret og kan benyttes som vanlig, forhåpentligvis innen skolestart. Perioden da Conexus Engage er låst for skoleeieren og dennes skoler vil gjøres så kort som mulig, men Conexus kan ikke garantere en sluttdato for dette ettersom det vil avhenge av at skoleeier har fått overført nye importdata til Conexus og at de er av god kvalitet og på samme tekniske format som tidligere.

1. SKOLEADMINISTRATOR: Behandle avgangselever: Skoleadministrator må lagre og kontrollere PDF-filene, samt bekrefte i Conexus Engage at dette er gjort. Disse PDF-filene vil bli eneste historikk for elever som har sluttet på skolen. Det er derfor viktig at disse filene blir tatt godt vare på. Dette gjøres i menypunktet "2. Behandle avgangselever" under hovedmenyvalget for Administrasjon.