Personvernerklæring

Conexus skole – GDPR

Personvernerklæring Conexus sine løsninger:

Denne personvernerklæringen gjelder for behandling av personopplysninger om deg når du bruker løsningene hos Conexus, som din arbeidsgiver har stillet til din rådighet for bruk i jobben din.

Conexus opererer i samsvar med personopplysningsloven og GDPR, og her får du vite hvordan vi oppfyller kravene når du bruker tjenestene våre. Conexus sine løsninger er tjenester som skal bistå deg med å gjøre jobben din på en best mulig måte, og sikre at alle elever får den oppfølging, støtte og veiledning som er nødvendig for å lykkes i skolen, og i livet generelt.

Behandlingsroller og grunnlag

Når du tar i bruk Conexus sine løsninger og legger igjen personopplysninger i og med bruken, er det kommunen/skolen som er behandlingsansvarlig for innhenting av dine personopplysninger. Det er også kommunen/skolen som er behandlingsansvarlig for personopplysninger om elevene som innhentes og lagres i forbindelse med kartlegging og oppfølgning av elevene.

Conexus behandler personopplysningene på vegne av kommunen/skolen, og opptrer slik som databehandler.  Conexus behandler personopplysningene med grunnlag i tjenesteavtalen og databehandleravtalen med kommunen/skolen, for å kunne levere Conexus sine løsninger, slik at du skal kunne ta i bruk tjenestene. Conexus har ikke rett til å innhente noen andre personopplysninger enn det som er nødvendig for levering av Conexus sine løsninger, og har inngått en databehandleravtale med kommunen/skolen.

Vi behøver å innhente personopplysninger for at du skal kunne bruke og ha nytteverdi av Conexus sine løsninger. Nedenfor følger en beskrivelse av hvilke personopplysninger vi innhenter om deg, til hvilket formål.

Formål med innhenting og behandling av personopplysninger om deg

Vi behøver i å innhente informasjon knyttet til deg, for at du skal få tilgang til tjenestene, og kunne bruke tjenestene til å registrere informasjon om elever og andre i løsningene. Vi kan også bruke kontaktinformasjonen din til å informere deg om våre tjenester, for eksempel å fortelle deg om kommende oppdateringer, endringer eller forbedringer. De alminnelige personopplysningene som behandles i Conexus sine løsninger i forbindelse med din bruk av tjenestene, er:

·   Kontaktinformasjon

·   Fødselsnummer eller DUF nummer

·   Feide-id

·   SAS-id

Når du kontakter Conexus kundeservice, registrerer vi kommunikasjonen og din kontaktinformasjon, som for eksempel e-post, slik at vi kan besvare på din henvendelse. Vi kan også bruke e-postadressen din til å informere deg om våre tjenester, for eksempel å fortelle deg om kommende oppdateringer, endringer eller forbedringer.

Lovlig behandlingsgrunnlag

Det er kommunen/skolen som har tatt beslutningen om å ta i bruk Conexus sine løsninger, og som har besluttet at du skal bruke løsningene i din jobb. Kommunen/skolen har det lovlige grunnlaget for å behandle personopplysninger om både deg og elevene, og disse personopplysningene lagres i Conexus sin plattform.

Conexus’ behandling av personopplysninger på vegne av kommunen/skolen er knyttet til å levere våre tjenester Conexus Engage, Conexus Oppfølgning og Conexus Insight som går under betegnelsen Conexus Skole, og Stafettloggen. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle tjenesteavtalen og databehandleravtalen med kommunen/skolen (GDPR. art. 6 (1) b).  Informasjonen knyttet til din innlogging og bruk av tjenestene lagres på Conexus’ skyplattform i Microsoft Azure.

Informasjon vi får fra din bruk av våre tjenester

Vi samler inn informasjon om tjenestene du bruker og hvordan du bruker den. Dette kan for eksempel være når du registrerer informasjon, eller ser og samhandler med andre tjenester hos Conexus.

Samlet informasjon brukes til å gi deg tilgang, opprettholde og beskytte din informasjon, i tillegg til å beskytte Conexus og våre brukere. Vi kan også bruke din informasjon til å forbedre og utvikle nye tjenester, samt å gi utvikle forbedrede tjenester, dersom du har samtykket til dette.

Denne informasjonen kan inkludere:

Logginformasjon

Når du bruker våre løsninger, samler vi og lagrer opplysninger i server-logger. Dette er nødvendig informasjon for at du skal kunne benytte løsningene, og inkluderer detaljer om hvordan du brukte våre løsninger, oppdragsdetaljer, IP-adresse, enhetsinformasjon og informasjonskapsler som kan identifisere nettleseren eller kontoen din.

Informasjonskapsler

Løsningene benytter informasjonskapsler (såkalte cookies). Informasjonskapsler er en industri-standard som anvendes på svært mange sider på Internett. Informasjonskapsler benyttes for å registrere at du er innlogget, og til å gjøre visse tilpasninger som gjør det enklere å bruke nettstedet. Se vår cookie-erklæring for mer informasjon [LENKE]. Vi ber om ditt samtykke første gang du logger inn på nettsiden, før vi bruker informasjonen til andre formål enn de som er angitt i denne personvernerklæringen.

Monitorering

Vi bruker innebygde Azure-verktøy for å sikre monitorering av kvaliteten på tilgjengeligheten av tjenesten. Slik informasjon som vi samler inn når du er logget på, er knyttet til kontoen din og er nødvendige for din bruk. Når informasjon er knyttet til kontoen din, behandler vi den som personlig informasjon. I analyseformål brukes kun aggregert informasjon.

Utlevering av personopplysninger

Opplysninger registrert eller som er samlet inn vil ikke deles med en tredjepart, med mindre det foreligger samtykke fra deg eller annet rettslig grunnlag om utlevering av slike data, eller det er avtalt i en databehandler avtale.

Dine rettigheter

Lovverket gir deg flere rettigheter for å hjelpe deg med å ivareta ditt personvern. Du har rett på informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger, på innsyn i dine personopplysninger, rett til å be oss korrigere, slette eller begrense bruken av opplysninger om deg, be om utlevering av opplysninger om deg, protestere, trekke tilbake samtykker eller klage på vår bruk av personopplysninger.  Se nedenfor for mer informasjon om dine rettigheter. Kontakt din kommune/skoles administrator, hvis du ønsker å gjøre gjeldende noen av dine rettigheter.

Informasjon om behandling av personopplysninger

Du har rett til informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger. Du har rett på innsyn i dine personopplysninger, rett til å be om korrigeringer, slette eller begrense bruken av opplysninger om deg, be om utlevering av opplysninger om deg, protestere, trekke tilbake til samtykker eller klage på bruk av personopplysninger.  Det viktigste med informasjonsplikten er at den skal sikre du kan forstå hvordan personopplysninger blir behandlet, hvilke konsekvenser behandlingen kan ha, hvilke rettigheter du har og hvordan disse rettighetene kan tas i bruk. Kontakt din kommune/skoles administrator, hvis du ønsker å gjøre gjeldende noen av dine rettigheter.

Innsyn i egne personopplysninger

Du har rett til å be om innsyn i egne personopplysninger. Brukere kan bare få innsyn i personlig identifiserbar informasjon i sin egen organisasjon i henhold til oppsett valgt av skolen.

Korrigering av personopplysninger

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er korrekte og oppdaterte, og du kan be  om at  feilaktige, irrelevante eller ufullstendige opplysninger rettes opp.

Sletting av personopplysninger

Du har i visse tilfeller rett til å be om sletting av personopplysninger. Dette gjelder eksempelvis når lagring av opplysningene ikke lenger er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen, eller dersom du slutter i din jobb og det ikke lenger finnes rettslig grunnlag for behandlingen.

Begrenset bruk av personopplysninger

Du kan be om begrensinger i behandlingen av personopplysninger om deg.

Lagring av personopplysninger

Dine personlige opplysninger vil alltid bli behandlet innenfor EØS/EU. Conexus lagrer dataene i Microsoft Azure, en skytjeneste som har datasentre i Europa.

Sletting av personopplysninger

All sletting av registrert informasjon vedrørende deg og din bruk gjøres i henhold til instruks fra kommunen/skolen.

All personidentifiserbar informasjon relatert til din bruk av tjenesten samt annen informasjon vi får fra din bruk av våre løsninger blir pseudoanonymisert i løpet av 3 måneder etter at din konto er slettet. Dersom du har spørsmål eller trenger hjelp til sletting kan du ta kontakt med den/de som behandler slike henvendelser i din kommune/skole.

Ytterligere informasjon

Har du spørsmål relatert til denne personvernerklæringen eller behandlingen av personlig informasjon i våre løsninger kan du ta kontakt med oss på support@conexus.no

Ønsker du å klage på vår behandling av personopplysninger kan du klage til Datatilsynet, men vi håper at du vil ta kontakt med oss først.